メールはタイミングが自由!ビジネス可能なコミュニケーションツール

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「メールより電話派」

「メールに時間を取られる」

「メールをもっと活用したい」

このように考えてはいませんか?


メールは、記録が残せて検索もできる、
コミュニケーションツールです。


メールボックスは簡易データベース

メールは書類のようにテキストを残しておけます。

そして、メールソフトの検索機能によって、
メールボックスは情報が蓄えられた簡易データベースとして扱えるのです。

さらには、

・ToDo機能
・スケジュール機能
・会議開催連絡

などの機能と連動させることも可能で、
ビジネスシーンにおいては必須のツールとなっています。


文書として正確に書ける

メールは郵便物のように、
こちらが知らせたい情報を全て記載して送ることができます。

つまり、

・詳細まで正確に説明することができる
・書類の代用品として扱うことができる
・関連資料を添付することができる

などがメリットです。

また、複数の相手に一括送信が可能で、一人ずつ連絡する手間が省けます。


好きなタイミングで確認や返信ができる

メールは送った後、受け取った人のタイミングで、開かれます。

そして開いた後でも、データを残しておくことで、いつでも読み直すことが可能です。

電話のように相手の時間を拘束してしまうことがありません。


反対に、こちらがメールを受け取った場合には、
自分のタイミングで読むことができます。

また、じっくり考えてから返信することも可能です。

電話と違って、リアルタイムで対応する必要性はありません。


読まれたか確認できない

デメリットとしては、

・送信したメールがいつ読まれるか分からない
・読まれたかどうか、確認できない
・メール自体を見逃す可能性がある
・そもそも、メールが届かないこともある

などがあります。


そのため、

「必ず届く」

「すぐに読まれる」

といった思い込みに囚われないよう、注意が必要です。


メールの活用法

メールを活用するには、

「相手の時間」

「自分の時間」

の、どちらも大切にする意識を持ちましょう。


「相手の時間」を大切にするとは、例えば、

「返信しなければ、相手は次のアクションができない」

という場合、すぐに回答できなければ、

「いつ回答するか」

という返信を、すぐにすることです。


「自分の時間」を大切にするとは、

・メールチェックはまとめてする
・メールチェックは集中力がある時間帯にはしない

などの点に注意することです。


まとめ

メールは、記録を残せる文書であり、まとまればデータベースにもなり、
相手のタイミングで確認してもらえるツールです。

メリットが多い分、皆が利用するために、大量に届く人もいます。

ぜひ、時間を大切にする活用法を試してみてください。


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