観客とのコミュニケーション!仕事でプレゼンする7つのポイント

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仕事で発表などのプレゼンテーション、
いわゆるプレゼンをする機会が、たくさんあることでしょう。

そのような時、

「プレゼンが上手になりたい」

「プレゼンするのが怖い」

「プレゼンがよく分からない」

と考えてはいませんか?


プレゼンテーションとは、観客とのコミュニケーションです。


プレゼンの目的

組織や集団が、目的達成に向かって行動していくには、

・意識
・計画
・情報

などを共有することが必要です。

これらを複数のメンバーに同時に伝達し、
理解や納得をしてもらう手段が、プレゼンになります。


情報を簡潔で的確に、分かりやすく説明するため、

・資料
・図表や音声・映像
・試作品

など、様々な形態で提供することを考えます。

そして、こちらが伝えたいメッセージが、
きちんと届いているのか、理解してもらえているのか、
観客や聴衆の反応を確認することが大切です。

その反応によっては、進め方を少し変えていく必要もあります。

このように、仕事でプレゼンを行う場合に、
気をつけるべき7つのポイントを紹介します。


1.目的の明確化

まず最初に「目的」を決めます。

・誰に
・何を
・どのように伝えるか

を明確にすることが大切です。

この3つが決まっていなくては、
仕事の情報レベルや説明の順番などが、
自分本位になり、不適切になってしまいます。


2.シナリオの組立

目的が決まったら、次は「シナリオ」を組み立てます。

・聞き手の知識量
・聞き手の集中力
・聞き手の興味を惹くポイント

などを考えて、プレゼンの流れを作っていくのです。

「この説明は補足が必要かもしれない」

「この部分で集中力が切れそうだから、あえて少し脱線しよう」

「時間が足りないから、ここは削除してしまおう」

といった計算をしていくことになります。


3.資料作成

シナリオが決まったら、「資料」の作成です。

目安としては、

・1ページで1分程度の発表
・1ページにメッセージは1つまで
・文章は減らし、図や表、キーワードを記載する
・減らした文章は、スピーチで補う

などがあります。


4.想定される質問を洗い出す

資料が用意できたら、想定される「質問」を洗い出してみましょう。

そして、

・シナリオに組み込めるもの
・補足資料を用意するもの
・口頭で回答するもの

など、対応策も一緒に決めておきます。


5.練習

プレゼンの達人ほど、「練習」を重要視します。

・資料は見やすいか
・声は聞き取りやすいか
・時間配分は適切か

など、仕事の細部にこだわってブラッシュアップするのです。


6.発表

いよいよ本番の「発表」になります。

練習の積み重ねによって、余裕あるスピーチができることでしょう。

ここで重要になるのは、その余裕を使って、
観客や聞き手の様子を観察することです。

・視線はどこに向けられているか
・声は届いているか
・頷いているか、首を傾げているか
・集中しているか、楽しんでいるか、退屈そうか

など、会場内の全員に気を配り、
ペースや流れを微調整していきます。

この間は、非言語による間接的なコミュニケーションとも言えます。


スピーチが終われば、質疑応答の時間になるでしょう。

ここは、直接的なコミュニケーションの時間です。

しっかり相手の目を見て会話しましょう。


7.振り返り

発表が終わった後は、ぜひ振り返りをしてみてください。

反省点や仕事の課題が残っているなら、成長のチャンスです。

良かった点なども明確にしておくと、
次回も質の良いプレゼンができるようになります。


まとめ

プレゼンテーションとは、一方的な情報伝達ではなく、
発表者と観客が相互に分かり合うための
コミュニケーションです。

自分の主張を理解してもらうために、
聞き手の知識や考え方を理解することから始めます。

ぜひ、試してみてください。


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