仕事の報連相は手段に過ぎない！人間関係を壊さない情報共有の５項目

「私には話が来ていない」

「目的は知らされず、作業だけ指示される」

「情報共有に手間がかかる」

このように、仕事をしている上で、
情報共有について不満を感じることも多いでしょう。

それは、情報共有すべき項目について理解することで、解消できます。

情報共有すべき５項目

仕事における情報共有と言えば、有名なのが「報・連・相」、
すなわち「報告」「連絡」「相談」が思い浮かびます。

では、「報告」「連絡」「相談」によって「何」の情報を共有するのでしょうか？

それは、下記の５項目になります。

・背景・状況
・目的(ゴール)
・目標(スモールゴール)
・役割・分担
・知識・知見(ノウハウ)

これらが欠けていると、仕事を進めていくことがとても難しくなるのです。

登山に例えるならば、

・「背景・状況」で現在地を把握する
・「目的」で目的地を把握する
・「目標」で中継点やルートを把握する
・「役割・分担」で仲間との連携を把握する
・「知識・知見」で道具の使い方などを把握する

と、なります。

それでは、ひとつずつ説明していきます。

背景・状況

仕事の「背景・状況」を知ることは、
その仕事の必要性を知ることに繋がります。

「背景・状況」を知らなければ、

「何のためにやるのか。やらなくても良いのでは？」

と、モチベーションが上がらず、パフォーマンスの低い仕事になってしまうでしょう。

また、背景や状況を知らせていない相手に協力をお願いした場合、
その相手にとっては突発的な仕事のように感じられ、状況の理解や、
スケジュールの調整など、余計な負担を発生させてしまうことにもなります。

仕事をお願いする可能性がある人や、フォローしてくれそうな人には、
あらかじめ背景や状況を伝えておくことで、円滑なコミュニケーションが取れるでしょう。

反対に、あまり知らせておかない場合、相手からは、

「自分は協力しなくて良いのだな」

と思われ、力を貸してもらうことが難しくなります。

目的(ゴール)

仕事の「目的」を知ることとは、
その仕事が目指している方向性を理解することです。

「目的」を知らなければ、間違った方向に努力してしまいます。

それは結果として、時間と労力をムダに消費してしまうのです。

仕事は、目の前の事を積み重ねて進んだ先に目的が見えてくるのではなく、
目的から逆算して、今やるべきことを決めるべきなのです。

目標(スモールゴール)

仕事の「目的」が、大きな内容、あるいは長期的な内容である場合、
段階的に小さく短期的な「目標」を設定する必要があります。

これは「目的」のように方向性を確認すると同時に、
進捗を確認することもできるため、もし問題が発生した場合でも、
今後の計画にフィードバックさせて、軌道修正することも可能になるのです。

役割・分担

仕事において、複数人が関わるような案件では、
「役割・分担」を明確にしておく必要があります。

同じ作業を皆がそれぞれしていては、ムダになってしまうからです。

また、「役割・分担」が明確になっていると、誰がどのような知識を持ち、
どれくらい仕事を抱えているかも分かるようになります。

知識・知見(ノウハウ)

仕事における「知識・知見」についても、共有しておく必要があります。

「知識・知見」を共有しないことは、他の人に仕事をさせないことになり、
非効率になるだけでなく、人材育成にも繋がらず、組織は弱くなっていきます。

まとめ

情報共有すべき５項目は、いずれも大切なものです。

慣れた人であれば、１つや２つ足りなくても、仕事は進められますが、
費やす時間や労力は大きくなり、余計な負担が生じるのです。

この「負担が生じる」という要素は、人間関係にとても影響を与えます。

余計な負担が生じれば、人から嫌われ、
逆に、負担を減らしてくれれば、人から好かれるでしょう。

情報を持っている人も、持っていない人も、
５項目の情報共有についてメリットを理解し、
発信や要求ができるように、意識してみてください。