伝え方の秘訣!コミュニケーションを円滑にする7つのステップ

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「相手が内容を理解してくれない」

「いつも長々と説明しなくてはならない」

「頼みごとを聞いてくれない」

このような悩みを感じていませんか?


それは、円滑なコミュニケーションに必要な、
正しい伝え方を知らないからです。


正しい伝え方

人間は無意識に自分を基準に考えてしまいます。

そのため、自分が知っていることを相手も知っていると考えてしまい、
言葉が足りない場合が多くなってしまいます。

あるいは、自分の理由で相手を動かそうとしてしまうため、
相手にしてみれば、理由もないので動く必要性を感じないのです。


正しい伝え方には7つのステップがあります。

それを順に説明していきます。


Step1.そのまますぐに伝えない

最初のステップは、「そのまますぐに伝えない」です。

頭に浮かんだことを、そのまますぐに伝えてしまう場合、
「相手の都合」を考えていないことになります。

コミュニケーションは、「自分」だけでなく、
「相手」がいるものですから、まずは一瞬でも止まり、
「相手の都合」を考える必要があることを思い出しましょう。


Step2.相手の知識量を考えてみる

次のステップは、「相手の知識量を考えてみる」です。

自分が伝えようとしていることは、
相手がすぐに理解できることなのか、考えてみることです。

予備知識も無い状態で伝えても、相手は理解もできずに忘れてしまうでしょう。

反対に、相手が既に知っていることであれば、
説明することはムダになるどころか失礼になってしまいます。

相手の知識量が分からない場合、素直に確認してしまうのがベストです。


Step3.伝えようとしている情報量を考えてみる

3番目のステップは、「伝えようとしている情報量を考えてみる」です。

一度に多くの情報を伝えてしまうと、人は消化不良に陥り、
最初の方の情報は忘れてしまい、後の方の情報は上の空になってしまいます。

相手が消化できるだけの情報量に絞り、伝えましょう。


Step4.相手の興味があることか考えてみる

4番目のステップは、「相手の興味があることか考えてみる」です。

人は興味が無いことにはあまりエネルギーを使いたがりません。

興味のプラスの側面は、「好きなことや楽しいこと」でもあり、
積極的に話を聞いてくれるでしょう。

反対に、興味のマイナスの側面は、「嫌なこと」であり、
回避するための話は積極的に聞いてくれます。


Step5.承認欲求を考えてみる

5番目のステップは、「承認欲求を考えてみる」です。

人は、「認められたい」という欲求があり、

「ぜひ、あなたに助けて欲しい」
「あなたにしか頼めない」

という言葉には弱いのです。

他にも、「相手の名前を言う」「感謝を伝える」という方法も、
相手の存在を承認していることになるので、効果があります。


Step6.主導権について考えてみる

6番目のステップは、「主導権について考えてみる」です。

選択の余地が与えられないことは、とてもストレスを感じます。

場合によっては仕方がないこともありますが、
いつもそのような伝え方では、相手は嫌がるでしょう。

「AとBのどちらが良いか」あるいは「一緒にやってみよう」という、
相手を尊重した伝え方をする必要があります。


Step7.伝える

これまでお伝えした6つのステップを踏んでから伝えると、
相手の反応もかなり違ったものになります。

伝える側が少し努力することで、相手の理解度が大きく上がるのです。

慣れるまではトレーニングが必要ですが、逆に言えば、
円滑なコミュニケーションはトレーニングすれば、
誰でもできるようになるのです。


まとめ

正しい伝え方を身につけると、コミュニケーションにおいて、
相手の負担をかなり減らすことができるようになります。

良好な人間関係を築くために、ぜひ意識してみてください。


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