短時間で情報量が多い!電話は最速のコミュニケーションツール

この記事は2分で読めます

「電話よりメール派」

「電話のメリットが分からない」

「電話をもっと活用したい」

このように考えてはいませんか?


電話は、緊急で重要な要件において役に立つ、
コミュニケーションツールなのです。


電話で伝わる情報量

最も理想的なコミュニケーション方法は、直接会話することになります。

何故なら、言語情報だけでなく、非言語情報も読み取れるため、
短時間で多くの情報をやり取りすることが可能だからです。


しかし、遠隔地にいるため、どうしても会えない場合があります。

そんな時、短時間で多くの情報量を読み取れるツールが、電話やテレビ電話なのです。

電話であれば、

・声の大きさ
・声の高さ
・話すスピード
・抑揚
・沈黙や間

など、相手の状態を読み取る情報は多くあります。

テレビ電話になれば、

・顔色
・表情
・姿勢

など、さらに多くの情報が入ってきます。


確認するスピードが早い

電話は互いが会話できる状態になっているので、
その場で確認や質問ができるメリットもあります。

例えば、

・伝えた情報をどこまで理解しているのか確認できる
・伝えられた情報についての疑問点を質問できる
・状況の変化をすぐに連絡できる

などです。

相手に伝わっていることがすぐに確認できて安心できるし、
質問の回答もすぐに貰えます。


電話に拘束される

電話にもデメリットはあります。

会話がリアルタイムに行われるため、
その間はどうしても拘束されてしまうことです。


例えば、図や表で説明した方が早い場合に、
無理やり言葉だけで伝えようとしてしまうと、
余計に時間がかかってしまうことも起こり得ます。

他にも、目的が不明なまま会話を進めると、
互いの時間を浪費することに繋がります。


また、相手の状態に関係なく呼び出してしまう点も注意が必要です。

集中しているときに邪魔をしてしまうこともありますし、
電話に出にくい状況である場合もあります。

相手の都合を軽視しかねないリスクがあるのです。


記録が残らない

電話をした事実は記録が残りますが、
会話の内容までは、通常は記録されません。

そのため、記憶違いによるトラブルが起こることもあります。

忙しさのあまり反射的に応答してしまうような人が相手の場合には、
しっかり記録して、すぐに相手と共有しておく必要があるでしょう。


注意点

以上のメリットとデメリットから、好き嫌いがハッキリ別れるツールです。

手間よりもスピード重視の人は電話を好み、
自分の時間を大切にする人は電話を嫌う傾向にあります。

連絡する相手がどちらのタイプであるのかを見極めて、
どのツールを使うのか判断しましょう。


まとめ

電話を使うには、相手の事情を考慮する必要があります。

また、使用するタイミングとしては、
緊急性が高いか、重要な会話をする場合が最適です。

特性を理解して、ぜひ活用してみてください。


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